La gouvernance d'une organisation n’est peut-être pas ce qu'il y a de plus amusant dans la vie (quoique…).
Cependant, lorsque tous les membres du conseil d'administration se sentent impliqués et heureux, cela devient beaucoup plus engageant et efficace.Â
Voici 5 astuces incontournables pour favoriser l'implication des membres du conseil d’administration.
1. Être sur la même page
Avant toute chose, il est crucial de créer de la clarté et de la communiquer efficacement à l'ensemble des personnes qui siègent au conseil d'administration.
Les questions à se poser :Â
Quels sont la raison d’être et la mission de l’organisme ?
Quelle est notre vision stratégique et les objectifs pour nous permettre de l’atteindre ?
Quelles sont les attentes en matière de valeurs et de comportements ?
Qui fait quoi ? Quels sont les rôles et responsabilités de chacun ?
Définir ces points permet une compréhension mutuelle. Et quand on se comprend, on arrive à débattre efficacement les idées afin d’obtenir des prises de décision unifiées.
2. Orienter activement
L'intégration des nouvelles personnes qui rejoignent le conseil est essentielle pour assurer leur pleine participation.
Quand des administrateur.trice.s arrivent en poste, on s'assure qu'ils se sentent bien accueillie.s et orienté.e.s.
On les aide, on les guide et on les forme pour qu'ils.elles puissent donner le meilleur d'eux ou d’elles-mêmes dès le début.
Voici quelques idées :Â
Un processus d'onboarding complet
De la formation initiale et continue en fonction des besoins de chacun
Du mentorat ou un jumelage avec une personne ayant beaucoup d’expérience au sein du conseil d’administration
En investissant dans les administrateur.trice.s et dirigeant.e.s, vous leur permettez d'optimiser leur contribution.
3. Structurer une routine de fonctionnement
En planifiant à l'avance les tâches et les horaires, le conseil d’administration devient productif et efficace.Â
Établir un calendrier pour planifier les travaux à faire pendant une année
Prévoir l’horaire des rencontres à l'avanceÂ
Répartir équitablement les tâches de gouvernance parmi les comités du conseil (gouvernance, fonctionnement et conformité, finances audit et vérification, encadrement, évaluation et compensation de la direction générale)
En identifiant les bonnes pratiques et en les renforçant, on maintient un fonctionnement optimal.Â
4. Mettre en place des rapports pertinents
Il existe des outils qui renforcent les prises de décisions éclairées au sein du conseil, dont :Â
les rapports de la direction générale ;
les tableaux de bord ou de surveillance ;Â
les rapports des comités ;
les rapports financiers ; et
les rapports d’experts, avis professionnels, recherches, avis légaux, etc.
Un seul objectif ici : assurer une gouvernance informée pour une prise de décision diligente et orientée vers les résultats.Â
5. Encourager, reconnaître et être imputable
Maintenir l'engagement des administrateur.trice.s et des dirigeant.e.s est un effort constant.Â
Voici 3 idées pour maintenir une bonne cohésion au sein du conseil et encourager les personnes qui y siègent à poursuivre leur implication : Â
reconnaître les efforts et souligner les accomplissements permet à chaque personne de sentir qu’il chemine et qu’il grandit en tant qu’administrateur.trice ou dirigeant.e
favoriser des interactions sociales en dehors du cadre formel des rencontres de conseil ou de comité permet de créer des liens solides
résoudre les enjeux rapidement et directement avec la.les personne(s) concernée(s) aide à créer une culture de respect et d'imputabilité
En résumé
Lorsque les administrateur.trice.s et les dirigeant.e.s
s’engagent activement,
collaborent de manière efficace et
contribuent pleinement aux travaux de gouvernance,
...le conseil d’administration
a un fonctionnement optimal et efficace,
les décisions sont éclairées et prises avec un haut niveau de diligence,
et le meilleur intérêt de l’organisation prime.
Quelles pratiques vas-tu mettre en Å“uvre en premier ? Â
Pour aller plus loin
Formations gratuites
Les rôles et responsabilités d’un conseil d’administration et de ses dirigeant.e.s et de ses administrateur.trice.s : comprendre qui doit faire quoi pour rencontrer ses responsabilités collectives et individuelle
Accompagnement personnalisé en gouvernance
le rôle de la présidence du conseil dans le maintien de la cohésion d’équipe
politiques et procédures du gouvernance
mise en place d’un comité de gouvernance, de fonctionnement et de conformité